Skal du arrangere workshop? Her er våre 7 beste tips

mann med maling på hender

En workshop kan være en veldig produktiv aktivitet for å finne løsninger på konkrete problemstillinger man står overfor, enten det gjelder å komme frem til nye kampanjer, eller utvikle en ny logo til bedriften.

Av Sindre Pernell Nordby

Forventet lesetid: 4 minutter

Alle deltakere bidrar aktivt til innholdet, og jobber sammen på tvers av avdelinger og posisjoner i bedriften, noe som kan føre til nye og innovative løsninger. Workshopen kan likevel ende opp uten resultater. Derfor har vi samlet 7 tips til deg, så unngår du at den neste workshopen din blir bortkastet tid.

Tips 1: Planlegg, planlegg, planlegg

Arbeidet med en workshop begynner allerede før workshopen har startet. Hvem skal være med? Hvor skal vi ha det? Hvilke verktøy skal vi benytte oss av? Har vi nok mat og drikke til alle? Dette er spørsmål du burde ha svar på i forkant av selve workshopen. Disse, og flere andre refleksjoner er viktige å ha løsninger på for å gjennomføre en vellykket workshop. Jeg vil derfor gå nærmere inn på flere av punktene i de neste 6 tipsene.

Det er også lurt å gjøre seg noen tanker rundt uforutsette hendelser, siden det er stor sannsynlighet for at uventede situasjoner dukker opp. Hva gjør du hvis motivasjonen er laber? Hva gjør du hvis det oppstår konflikter? Det er umulig å forberede seg på alle slags situasjoner, men det er lurt å ha gjort seg opp noen tanker rundt noen av dem, og eventuelt ha en backup-plan. En fin øvelse å gjøre i forkant er en «hva hvis»-analyse der du prøver å løse potensielle situasjoner som kan oppstå.

Tips 2: «Get out of the building»

Ikke book det nærmeste møterommet på kontoret, selv om det er fristende å gjøre det enkelt. Lei eller lån et rom (for eksempel på UMA Workspace) på en egnet ekstern lokasjon. Egne lokaler bidrar til å drepe kreativiteten, og tidstyver kan plutselig oppstå underveis – spesielt i pausene. Få heller ny giv, og la kreativiteten blomstre i andre omgivelser.

Tips 3: Sett dere mål

En workshop uten klare mål er rett og slett bortkastet tid. Avklar derfor hva slags forventninger alle deltakere har i begynnelsen av workshopen, og hva som forventes av dem, slik at alle går inn med samme mål og forståelse rundt hva dere ønsker å oppnå.

Underveis kan det også dukke opp nye ideer som er fristende å hoppe på, men da er det lurt å ikke gi etter for fristelsen. Ta heller vare på disse nye ideene til en senere anledning- neste workshop, for eksempel. Det er en grunn til at dere er samlet, så vær tro mot målene dere har satt dere, slik at dere ender opp med ønsket resultat. Det kan være lett å spore av, men det finnes måter å kontrollere dette på – noe som leder meg over til neste punkt.

Tips 4: Prosessleder-rollen må balanseres

Uavhengig om det er en ekstern person eller en intern fra kontoret, kan det være lurt å ha en prosessleder tilstede som kan ta seg av tidsstyring og organisering, og som sørger for at dere er tro mot målet deres (ref. forrige punkt).

Det er viktig at denne rollen balanseres, og at vedkommende ikke tar over styringen helt. Ser dere at det oppstår en fruktbar diskusjon blant deltakerne der ideer og løsninger kommer på løpende bånd, kan dere ta en vurdering om det kan lønne seg å gå over tiden. Dersom det motsatte skulle oppstå kan det være greit å avslutte øvelsen, og heller gå over til en annen backup-øvelse.

Det kan være vanskelig å balansere denne rollen dersom du selv har tenkt å være aktiv deltaker i workshopen. Jeg anbefaler derfor å hyre inn en ekstern prosessleder.

Tips 5: Gå analogt

Vi jobber mer og mer digitalt, og det finnes en rekke digitale verktøy for å gjøre en workshop mer effektiv. Men under en workshop anbefaler jeg at alle deltakere legger vekk alt av datamaskiner og mobiltelefoner. Bruk tavler, tusjer, penner og post-it-lapper (eller min favoritt stattys), og få innspill og ideer opp på veggen. Dette vil gjøre forslagene mer synlige, og det vil bli lettere for alle deltakerne å samarbeide og bygge videre på hverandres ideer.

Tips 6: Ikke vær redd for å gå ut av boksen

I en jobbsituasjon er det fort gjort at dere bare sitter rundt et bord og diskuterer under en workshop, eller benytter dere av vante verktøy som SWOT-analyse eller lignende (uten å si et vondt ord om SWOT-analyse, da det er et ypperlig verktøy når det blir gjennomført riktig).

Ikke vær redd for å tenke utenfor boksen, selv om det kan føles kleint eller rart i starten. Test for eksempel Crazy 8s, utviklet av Google, Business Model Canvas, eller andre verktøy. Men husk å bruke det verktøyet som hjelper dere å nå målet for workshopen.

Tips 7: Analyser og evaluer i etterkant

I etterkant av en workshop sitter man ofte igjen en med et hav av informasjon. Det er fort gjort at noe av informasjonen går tapt, eller resultatene legges i en skuff eller blir hengende igjen på veggen. Sørg derfor for å samle sammen all informasjonen, få det ned og strukturer det slik at dere kan ta det med videre i arbeidet. Her kan dere godt benytte dere av gode digitale verktøy for å få strukturert informasjonen slik at dere sitter igjen med verdifull innsikt som kan brukes fremover.Evaluer også hvordan workshopen gikk. Var det noe som fungerte godt eller var det noe som mislyktes? På den måten er du sikker på at du får gjennomført en enda bedre workshop neste gang dere står overfor en ny problemstilling som må løses i fellesskap.Håper neste workshop du skal fasilitere blir litt mer effektiv etter å ha lest dette, og ta gjerne kontakt dersom du skulle trenge en ekstern prosessleder eller hjelp med en workshop! Sliter du med frykten for å holde fordrag, eller kanskje bare du ønsker litt guiding på hvordan du kan bli enda bedre?

Les om hvordan du kan overvinne foredragsfrykten her!

Du kan også i denne guiden: Kom i gang med smart content marketing, lese mer om innholdsmarkedsføring og hva du bør gjøre for at ditt innhold skal bli synlig!

Gratis guide: Kom igang med smart content marketing i 2021